Privacybeleid

Net als alle andere koren in Nederland moet Neon ook aan de privacy-regels voldoen. Daarom tref je hieronder het privacybeleid van Neon aan.

Wat legt Neon vast en waar?

Neon slaat in zijn zangersbestand de volgende persoonsgegevens op:

  • Naam (voornaam of roepnaam en achternaam)
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Stemsoort
  • Of de zanger(es) nog auditie moet doen
  • Rekeningnummer
  • Foto’s en filmpjes

Neon heeft de volgende ‘registraties’:

  • Zangersbestand. Dit is een bestand waarin we de volgende informatie opslaan: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en of je nog moet auditeren. Ook staat hierin of we je uitnodigen voor projecten met kleine bezetting. Dit zangersbestand is een gedeeld bestand tussen de bestuursleden en de dirigent. Het bestand staat opgeslagen bij een clouddienst, om precies te zijn een Dropbox die wordt beheerd door het bestuur.
  • Zangersmailinglijsten: Dit zijn maillijsten waarin voornaam, achternaam en e-mailadres staan van iedereen die heeft aangegeven belangstelling te hebben om een keer mee te doen met Neon. Dit bestand staat bij de e-maildienst MailChimp.
  • Projectmaillijsten: Deze lijsten, met mailadressen en telefoonnummers van zangers die meedoen aan een specifiek project, staan in een bestand op de computer van een van de bestuursleden De lijsten bestaan voor de duur van het betreffende project en worden daarna verwijderd.
  • Website: Op onze website staan foto’s. Een aantal daarvan is publiek, een aantal niet. Op een aantal foto’s staan deelnemers. Dit zijn foto’s die zijn genomen tijdens repetities of concerten en ze worden gebruikt voor pr-doeleinden.
  • Contactformulier op de website: Op de website staat een contactformulier. De gegevens die via dit contactformulier worden ingevuld, worden tijdelijk opgeslagen in een database en doorgestuurd naar de bestuursleden. Na afhandeling worden deze gegevens verwijderd.
  • Logs van de webhost: Waar mogelijk staat logging uit.
  • E-mails. Zangers mailen ons en wij mailen de zangers. Deze mails worden bewaard zolang ze relevant zijn.
  • Declaraties en rekeningen: Bij de meeste projecten vergoedt Neon de reiskosten van de deelnemers. Om dat mogelijk te maken sturen deelnemers een declaratie met hun reisgegevens en hun rekeningnummer. Deze gegevens worden gebruikt om de betaling uit te voeren en worden vervolgens bewaard conform de bewaartermijnen van de Belastingdienst. Voor sommige projecten geldt dat Neon professionele musici inhuurt. Deze professionals sturen een rekening naar Neon na afloop van het project en Neon gebruikt de gegevens hiervan om de betaling uit te voeren.

De beveiliging van de gegevens

Voor gegevens die online staan, zoals het zangersbestand, zangersmaillijsten, de gegevens van de website, sommige foto’s en e-mails, geldt dat ze beveiligd zijn conform de richtlijnen van de dienst, wat neerkomt op beveiliging met een gebruikersnaam en wachtwoord die aan een persoon gekoppeld zijn. Voor bestanden die daarnaast nog op een gedeelde dienst staan zoals Dropbox, geldt dat de toegangsrechten daarvan jaarlijks worden bekeken, en ook bij intreding en uittreding van een bestuurslid.

Voor andere gegevens, zoals de foto’s, projectmaillijsten, declaraties en rekeningen, geldt dat ze lokaal op privécomputers van de bestuursleden staan. Deze gegevens zijn niet aanvullend beveiligd, maar zijn alleen toegankelijk als een bestuurslid is ingelogd op zijn/haar PC.

Delen van de gegevens

  • We delen je achternaam, voornaam en mailadres met MailChimp om mailings te kunnen versturen.
  • We publiceren foto’s ten behoeve van pr. Deze foto’s verschijnen ook in pr-mailings.
  • We delen je rekeningnummer met onze bank als we een betaling uitvoeren.
  • We delen je naam, voornaam en stemsoort met concertorganisatoren als zij een programmaboekje maken waar alle namen van de koorleden in staan.

Wijzigen, opvragen en verwijderen van gegevens

Kan ik al mijn gegevens opvragen?

  • Ja, dat kan. Je ontvangt dan alle gegevens die Neon van je heeft. Dit kan even duren omdat we geen geautomatiseerd systeem hebben en alle bestuursleden vrijwilligers zijn. Je kunt je verzoek richten aan het bestuur.

Kan ik mijn gegevens laten verwijderen?

  • Ja dat kan. Je kunt vragen om al je gegevens te laten verwijderen of om een gedeelte van de gegevens te laten verwijderen.

Kan ik mijn gegevens wijzigen?

  • Ja dat kan. Je kunt aan het bestuur vragen je gegevens te wijzigen.

Toestemming verlenen en intrekken

Als je je aanmeldt voor Neon vragen we je toestemming om je gegevens te verwerken zoals we dat hier beschreven hebben. Voor foto’s en filmpjes geldt dat we daar nog apart, bijvoorbeeld per concert, toestemming vragen of we die specifieke foto’s mogen gebruiken voor PR doeleinden.

Je mag en kan op ieder moment je toestemming weer intrekken. We doen ons best om dit dan zo snel mogelijk te verwerken, maar vragen wel je begrip voor het feit dat Neon draait op vrijwilligers en dat we dus tijd nodig hebben om je verzoek te verwerken. Je kunt je toestemming weer in trekken door contact op te nemen met het bestuur.

Comments are closed